Signer un document Word en PDF
Pour signer un document Word en PDF, le plus simple est d’insérer une image de votre signature dans Word avant la conversion, ou de signer le PDF obtenu avec Acrobat Reader, Aperçu sur Mac ou l’app Fichiers de l’iPhone. Ces méthodes apposent une image : elles conviennent à un courrier ou à un document interne, mais n’ont pas la valeur d’une signature électronique avancée ou qualifiée au sens du règlement européen eIDAS.
En bref
- Courrier, attestation simple : image de signature insérée dans Word, puis export PDF.
- PDF reçu à signer : Remplir et signer dans Acrobat Reader, l’outil Signature d’Aperçu ou Annoter › Ajouter une signature sur iPhone.
- Contrat engageant : signature électronique par un prestataire de confiance, avec certificat.
Quelle signature pour quel document ?
Le règlement européen eIDAS (n° 910/2014) distingue trois niveaux de signature électronique. En droit français, l’article 1367 du Code civil reconnaît la signature électronique dès lors qu’elle utilise un procédé fiable d’identification garantissant son lien avec l’acte ; cette fiabilité est présumée pour la signature qualifiée.
| Niveau | Ce que c’est | Exemples d’usage |
|---|---|---|
| Simple | Toute donnée électronique jointe au document pour signer : image, case cochée, nom tapé. Recevable en justice, mais sa force probante est faible et doit être démontrée par d’autres éléments. | Courrier, devis accepté, document interne |
| Avancée | Liée au signataire de manière univoque, permet de l’identifier et rend détectable toute modification ultérieure du document. Repose sur un certificat. | Contrats signés à distance, bons de commande engageants |
| Qualifiée | Signature avancée créée avec un dispositif qualifié et un certificat qualifié délivré par un prestataire contrôlé. Effet juridique équivalent à la signature manuscrite dans toute l’Union européenne. | Actes à fort enjeu, ou quand le destinataire l’exige (certains marchés publics, par exemple) |
Une image de signature, même très nette, reste une signature électronique simple. N’importe qui peut la copier d’un PDF à l’autre, et rien dans le fichier ne prouve qui l’a apposée ni que le texte n’a pas été modifié ensuite. Quand l’interlocuteur exige une signature « électronique » ou « certifiée », une image ne suffit pas.
Le texte du règlement est consultable sur EUR-Lex. En cas de doute sur le niveau exigé pour un acte précis, renseignez-vous auprès de votre interlocuteur ou d’un professionnel du droit.
Insérer une image de signature dans Word
- Signez à l’encre noire sur une feuille blanche, puis photographiez ou scannez la signature. Recadrez-la au plus près.
- Dans Word, placez le curseur à l’endroit voulu, puis Insertion › Images › Cet appareil.
- Pour supprimer le fond gris d’une photo : onglet Format de l’image, Couleur › Définir la couleur transparente, puis cliquez sur le fond.
- Pour placer librement la signature au-dessus d’une ligne : Format de l’image › Habillage › Devant le texte.
- Convertissez ensuite le document en PDF : F12 dans Word, ou tout autre méthode qui conserve les images.
Le PDF n’est pas modifiable aussi facilement que le .docx, mais il n’est pas verrouillé pour autant. Pour limiter les modifications, vous pouvez ajouter un mot de passe de restriction : voir Protéger un PDF par mot de passe.
La ligne de signature de Word
Insertion › Ligne de signature › Ligne de signature Microsoft Office (Word pour Windows) ajoute un cadre avec le nom et la fonction du signataire. Un clic droit sur la ligne puis Signer permet d’y apposer une signature numérique, à condition de disposer d’un certificat numérique.
Cette signature protège le fichier .docx lui-même. Elle n’est pas transférée au PDF : après conversion, vous obtenez l’apparence de la ligne, sans signature numérique vérifiable. Si le destinataire attend un PDF signé, signez le PDF lui-même (voir plus bas).
Signer le PDF après conversion
Convertissez d’abord le Word en PDF, puis signez le PDF. Ces outils gratuits ajoutent une signature dessinée, tapée ou importée en image.
Adobe Acrobat Reader (Windows, Mac)
- Ouvrez le PDF dans Acrobat Reader, gratuit.
- Choisissez l’outil Remplir et signer.
- Cliquez sur l’icône de signature, puis ajoutez une signature : tapée, dessinée ou importée en image. Reader la mémorise pour la suite.
- Placez-la, ajustez sa taille, puis enregistrez le PDF.
Aperçu sur Mac
- Ouvrez le PDF dans Aperçu, puis cliquez sur Afficher la barre d’outils d’annotation.
- Cliquez sur le bouton Signature. Créez une signature avec le Trackpad, la Caméra (signature sur papier blanc tenue devant la caméra) ou votre iPhone ou iPad (Sélectionner un appareil), puis cliquez sur Terminé.
- Cliquez sur la signature pour l’ajouter, déplacez-la et redimensionnez-la.
Aperçu enregistre automatiquement : faites d’abord Fichier › Dupliquer si vous voulez garder l’original. Pour la conversion elle-même, voir Convertir un Word en PDF sur Mac.
iPhone et iPad
- Ouvrez le PDF dans l’app Fichiers.
- Touchez le bouton Annoter, puis le bouton + et Ajouter une signature.
- Signez avec le doigt ou l’Apple Pencil, touchez OK, puis faites glisser la signature à sa place.
Pour obtenir le PDF depuis un .docx sur iPhone, voir Convertir un Word en PDF sur iPhone et iPad.
Une vraie signature électronique
Une signature avancée ou qualifiée repose sur un certificat numérique qui scelle le PDF : toute modification ultérieure est signalée par le lecteur PDF.
- Plateforme de signature : vous déposez le PDF sur un service de signature électronique, qui identifie les signataires (e-mail, code SMS, pièce d’identité selon le niveau) et renvoie un PDF signé avec un dossier de preuve. C’est la solution habituelle pour un contrat. Pour une signature qualifiée, vérifiez que le prestataire figure sur la liste de confiance européenne des prestataires qualifiés.
- Certificat personnel : si vous possédez déjà un certificat (fourni par votre employeur ou une autorité de certification), Acrobat Reader peut signer avec lui par son outil de signature par certificat, et LibreOffice peut signer le PDF à l’export, onglet Signatures numériques de Fichier › Exporter au format PDF.
Dans tous les cas, la signature doit être apposée sur la version définitive : modifier le PDF après coup invalide la signature numérique.
Problèmes courants et solutions
La signature apparaît avec un fond blanc ou gris
L’image est une photo sans transparence. Utilisez Définir la couleur transparente dans Word, ou enregistrez la signature au format PNG avec fond transparent. Les outils d’Aperçu et d’Acrobat Reader détourent automatiquement une signature dessinée.
La signature a bougé dans le PDF
Une image avec habillage « Devant le texte » est ancrée à un paragraphe : si le texte au-dessus change, elle se déplace. Vérifiez sa position juste avant la conversion, ou signez directement le PDF.
La signature est floue
La photo d’origine est trop petite, ou Word a compressé l’image. Voir Images floues dans le PDF.
Le destinataire signale une « signature non valide »
Le document a été modifié après la signature numérique, ou le certificat n’est pas reconnu par son lecteur PDF. Faites signer la version finale, et utilisez un certificat émis par une autorité reconnue.
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