Supprimer l’auteur et les informations personnelles d’un PDF issu de Word

Ce qu’un PDF issu de Word peut révéler

Le nom de fichier n’est pas une métadonnée du PDF, mais le destinataire le voit : « CV_v3_relu_par_Paul.pdf » en dit parfois plus que les propriétés.

Décocher les propriétés à l’export

1. Dans Word pour Windows, F12, type PDF (*.pdf).
2. Cliquez sur Options.
3. Sous Inclure les informations non imprimables, décochez Propriétés du document.
4. Laissez cochée Balises de structure de document pour l’accessibilité : elle ne contient pas de données personnelles.
5. OK, puis Enregistrer.

Word pour Mac n’a pas cette case. Videz plutôt les champs dans Fichier › Propriétés (onglet Résumé) avant l’export, ou utilisez l’inspecteur de document. Le guide enregistrer un Word en PDF présente les autres options de cette fenêtre.

Pour modifier une propriété plutôt que la supprimer, ouvrez Fichier › Informations : le volet de droite affiche le titre et l’auteur. Un clic droit sur le nom de l’auteur permet de le retirer, et Afficher toutes les propriétés donne accès aux champs Société, Responsable ou Catégorie.

Inspecter le document

1. Enregistrez une copie du document : certaines suppressions ne peuvent pas être annulées.
2. Fichier › Informations › Vérifier l’absence de problèmes › Inspecter le document.
3. Laissez toutes les catégories cochées, puis Inspecter.
4. Pour chaque catégorie signalée, cliquez sur Supprimer tout si vous voulez l’effacer.

Dans Word, l’inspecteur recherche notamment :

• les commentaires, révisions, versions et annotations ;
• les propriétés du document et informations personnelles ;
• les données XML personnalisées ;
• les en-têtes, pieds de page et filigranes ;
• le contenu invisible et le texte masqué.

Pour que Word retire automatiquement les informations personnelles à chaque enregistrement de ce fichier, cochez Supprimer les informations personnelles des propriétés du fichier lors de l’enregistrement dans Fichier › Options › Centre de gestion de la confidentialité › Paramètres du Centre de gestion de la confidentialité › Options de confidentialité.

Pour masquer les commentaires et le suivi des modifications sans les supprimer, voir PDF sans commentaires ni modifications.

D’où vient le nom de l’auteur

Word remplit le champ Auteur, et signe les commentaires, avec le nom défini dans Fichier › Options › Général, rubrique Personnaliser votre copie de Microsoft Office (Nom d’utilisateur et Initiales). Quand vous êtes connecté à un compte Microsoft, c’est souvent le nom du compte qui est repris ; la case Toujours utiliser ces valeurs quel que soit l’état de connexion à Office impose le nom saisi.

Un document créé à partir d’un modèle garde aussi l’auteur d’origine du modèle. C’est fréquent avec les modèles de CV téléchargés : vérifiez les propriétés avant d’envoyer une candidature en PDF.

Données personnelles et caviardage

Noms d’auteurs, commentaires signés et coordonnées dans les propriétés sont des données personnelles au sens du RGPD. Avant de publier un PDF en ligne ou de le transmettre hors de votre organisation, ne diffusez que ce qui est nécessaire : c’est le principe de minimisation des données.

Pour les documents sensibles, évitez aussi les convertisseurs qui téléversent le fichier : voir convertisseurs en ligne : quels risques ?

Problèmes courants et solutions

L’auteur réapparaît à chaque nouvel enregistrement

Word le remet à partir de votre nom d’utilisateur. Activez l’option de suppression automatique décrite plus haut, ou décochez Propriétés du document à chaque export.

Le titre du PDF affiche un ancien titre

Le champ Titre des propriétés vient d’une ancienne version ou d’un modèle. Corrigez-le dans Fichier › Informations ou décochez les propriétés à l’export.

Et avec votre convertisseur en ligne ?

Le PDF y est créé par le navigateur : il ne reprend pas l’auteur du document Word. Son titre est en général le nom du fichier, et le champ Producteur indique le moteur du navigateur. Les commentaires et révisions ne sont pas inclus.