Créer un PDF/A depuis Word

Le PDF/A en deux minutes

Le PDF/A (norme ISO 19005) est un PDF conçu pour rester lisible à l’identique dans des décennies. Il doit contenir tout ce dont il a besoin pour s’afficher : polices incorporées, couleurs définies, aucune dépendance externe. La norme existe en plusieurs parties :

La lettre qui suit indique le niveau de conformité : b (basique) garantit l’apparence visuelle, a (accessible) exige en plus un document balisé, u garantit que le texte peut être extrait en Unicode. Quand un organisme ne précise rien, PDF/A-2b est le choix le plus courant.

Avec Word pour Windows

1. Ouvrez le document, puis F12 (ou Fichier › Exporter › Créer un document PDF/XPS).
2. Choisissez le type PDF (*.pdf) et gardez Optimiser pour : Standard.
3. Cliquez sur Options. Sous Options PDF, cochez Conforme à la norme ISO 19005-1 (PDF/A).
4. Cochez aussi Balises de structure de document pour l’accessibilité et, pour un document long, Créer des signets à l’aide de : Titres.
5. OK, puis Enregistrer.

Word ne laisse pas choisir la partie ni le niveau de PDF/A produits, et ceux-ci ont varié selon les versions. Si une variante précise est exigée, vérifiez-la avec un validateur ou utilisez LibreOffice. Word pour Mac ne propose pas d’option PDF/A dans sa fenêtre d’export. Le guide enregistrer un Word en PDF décrit les autres options.

Avec LibreOffice

1. Ouvrez le .docx dans LibreOffice Writer, puis Fichier › Exporter au format PDF.
2. Onglet Général : depuis LibreOffice 25.8, choisissez la variante dans la liste Version PDF (PDF/A-1b, PDF/A-2b, PDF/A-3b ou PDF/A-4). Dans les versions antérieures, cochez la case Archive (PDF/A, ISO 19005) et choisissez la variante à côté.
3. Cochez PDF marqué (ajouter la structure du document) et Exporter le plan pour les signets.
4. Exporter.

En ligne de commande, le paramètre SelectPdfVersion fixe la variante (1 pour PDF/A-1b, 2 pour PDF/A-2b, 3 pour PDF/A-3b) :

soffice --headless --convert-to 'pdf:writer_pdf_Export:{"SelectPdfVersion":{"type":"long","value":"2"}}' memoire.docx

La conversion par lot et les autres paramètres sont détaillés dans Word en PDF en ligne de commande.

Quand le PDF/A est-il exigé ?

• Dépôt d’une thèse ou d’un mémoire : de nombreux établissements demandent un PDF/A pour le dépôt électronique, en précisant parfois la variante. Suivez la consigne de votre école doctorale ou de votre bibliothèque universitaire. Voir mémoire ou thèse en PDF.
• Archivage à long terme : services d’archives, dossiers conservés pendant de longues années, documents contractuels.
• Facture électronique : le format Factur-X repose sur un PDF/A-3 qui embarque les données de la facture en XML. Word ne sait pas produire ce fichier ; il faut un logiciel ou une plateforme de facturation.
• Certaines plateformes de dépôt (marchés publics, greffes, dépôts institutionnels) : la consigne figure alors dans leur documentation.

Pour la plupart des démarches courantes, un PDF standard suffit : ne convertissez en PDF/A que si c’est demandé.

Ce que la norme interdit

• Le chiffrement et les mots de passe : dans Word, l’option de chiffrement est incompatible avec PDF/A. Un document à la fois archivable et protégé n’existe pas.
• Les polices non incorporées : toutes les polices doivent être dans le fichier. Une police dont la licence interdit l’incorporation empêche la conformité ; remplacez-la.
• Le contenu externe ou dynamique : vidéo, son, JavaScript, contenu lié à un fichier extérieur. Les liens hypertextes restent autorisés.
• La transparence en PDF/A-1 : les ombres, dégradés et images PNG transparentes sont alors aplatis, ce qui peut les modifier. PDF/A-2 n’a pas cette limite.

Un PDF/A est souvent un peu plus lourd qu’un PDF standard, puisque les polices y sont obligatoirement incorporées.

Vérifier la conformité

Le bandeau « conforme PDF/A » qu’affichent certains lecteurs PDF indique seulement que le fichier se déclare PDF/A. Pour s’assurer qu’il l’est réellement, utilisez un validateur :

• veraPDF, validateur libre et gratuit soutenu par la PDF Association, avec une interface graphique et une ligne de commande ;
• le contrôle en amont d’Adobe Acrobat Pro, si vous en disposez ;
• le validateur éventuellement fourni par l’organisme destinataire, qui fait foi pour votre dépôt.

Avec veraPDF en ligne de commande, l’option -f indique la variante à contrôler :

verapdf -f 2b memoire.pdf

Le rapport indique isCompliant="true" si le fichier est conforme, ou liste les règles non respectées.

Problèmes courants et solutions

La plateforme refuse le PDF/A créé par Word

Elle attend peut-être une autre variante que celle produite par Word. Réexportez depuis LibreOffice avec la variante demandée, puis validez avec veraPDF.

Le validateur signale une police non incorporée

Remplacez la police concernée par une police dont la licence autorise l’incorporation, puis réexportez. Voir polices différentes dans le PDF.

Impossible d’avoir à la fois PDF/A et mot de passe

C’est la norme qui l’interdit. Créez le PDF/A pour l’archivage ou le dépôt, et, si besoin, une copie protégée à part pour l’envoi. Voir protéger un PDF par mot de passe.

Peut-on créer un PDF/A avec votre convertisseur en ligne ?

Non. Il produit un PDF standard via l’impression du navigateur, sans garantie de conformité PDF/A. Utilisez Word pour Windows ou LibreOffice.