Créer un PDF accessible depuis Word
Un PDF accessible depuis Word s’obtient en deux temps : structurer correctement le document (styles de titres, texte de remplacement, en-têtes de tableaux, langue), puis l’exporter en PDF balisé avec l’option Balises de structure de document pour l’accessibilité. Les balises ne font que traduire la structure du Word : un document mal construit donne un PDF balisé, mais inutilisable avec un lecteur d’écran.
En bref
- Lancez Révision › Vérifier l’accessibilité et corrigez les erreurs signalées.
- Enregistrez en PDF (F12, type PDF), ouvrez Options et cochez Balises de structure de document pour l’accessibilité.
- Contrôlez le PDF obtenu avec un vérificateur dédié avant de le publier.
Préparer le document Word
Un lecteur d’écran ne « voit » pas la mise en forme : il lit la structure. Chaque réglage ci-dessous devient une balise dans le PDF.
Titres : utiliser les styles, pas le gras
Appliquez Titre 1, Titre 2, etc. depuis l’onglet Accueil, dans un ordre logique (pas de Titre 3 directement sous un Titre 1). Un texte simplement agrandi et mis en gras reste un paragraphe ordinaire pour les technologies d’assistance. Les mêmes styles servent aussi à créer les signets et le sommaire cliquable du PDF.
Images : texte de remplacement
Cliquez avec le bouton droit sur l’image, puis sur Afficher le texte de remplacement (Modifier le texte de remplacement dans certaines versions). Décrivez ce que l’image apporte au propos, en une ou deux phrases. Pour une image purement décorative (filet, motif), cochez Marquer comme décoratif : elle sera ignorée par le lecteur d’écran. Un graphique complexe mérite en plus une explication ou un tableau de données dans le texte.
Tableaux : déclarer la ligne d’en-tête
Placez le curseur dans le tableau, onglet Création de tableau, cochez Ligne d’en-tête. Pour un tableau sur plusieurs pages, sélectionnez la première ligne puis, dans l’onglet Disposition, cliquez sur Répéter les lignes d’en-tête. Évitez les cellules fusionnées et les tableaux utilisés pour la mise en page : ils embrouillent l’ordre de lecture.
Langue du document
Sélectionnez tout (Ctrl + A), puis Révision › Langue › Définir la langue de vérification et choisissez Français (France). Pour un passage dans une autre langue, sélectionnez-le seul et indiquez sa langue : la synthèse vocale changera de prononciation.
Les autres points à vérifier
- Listes : utilisez les boutons Puces et Numérotation, pas des tirets tapés à la main.
- Liens : un texte explicite (« Formulaire de demande ») plutôt qu’une URL brute ou « cliquez ici ».
- Titre du document : renseignez Fichier › Informations › Propriétés › Titre. C’est ce titre, et non le nom du fichier, qu’annonce un lecteur d’écran à l’ouverture du PDF.
- Contrastes et couleurs : texte foncé sur fond clair, et aucune information transmise uniquement par la couleur.
- Zones de texte et objets flottants : préférez des paragraphes « Aligné sur le texte » ; les objets flottants sont souvent lus au mauvais endroit.
Le vérificateur d’accessibilité
Dans Word pour Windows et pour Mac, cliquez sur Révision › Vérifier l’accessibilité. Un volet liste les erreurs (image sans texte de remplacement, tableau sans en-tête…), les avertissements et des conseils. Cliquez sur chaque élément pour l’atteindre ; la plupart proposent une correction directe.
Le vérificateur ne détecte que ce qu’une machine peut mesurer. Il ne juge pas la pertinence d’un texte de remplacement, ni si un passage en gras aurait dû être un titre. Une relecture humaine reste nécessaire.
Exporter un PDF balisé
Word pour Windows
- Appuyez sur F12 (ou Fichier › Enregistrer une copie) et choisissez le type PDF (*.pdf).
- Cliquez sur Options.
- Cochez Balises de structure de document pour l’accessibilité et Propriétés du document (pour transmettre le titre).
- Cochez aussi Créer des signets à l’aide de : Titres, utile pour naviguer dans un long document.
- Validez avec OK, puis Enregistrer.
Le détail des autres options figure dans le guide Enregistrer un Word en PDF.
Word pour Mac
Dans Fichier › Enregistrer sous, choisissez le format PDF, puis l’option Le meilleur pour la distribution électronique et l’accessibilité (utilise le service en ligne Microsoft). Comme l’indique le libellé, le document est alors traité par un service en ligne de Microsoft : une connexion est nécessaire. L’impression vers PDF de macOS, elle, ne produit pas un PDF balisé exploitable.
LibreOffice Writer
Dans Fichier › Exporter au format PDF, onglet Général, cochez Accessibilité universelle (PDF/UA). Cette option active automatiquement PDF marqué (ajouter la structure du document) et vise la norme PDF/UA (ISO 14289). Voir aussi Word en PDF avec LibreOffice.
Les méthodes par impression (« Microsoft Print to PDF », impression depuis un navigateur) ne reprennent pas la structure Word de façon fiable : ni les styles de titres, ni le texte de remplacement saisi dans Word. Notre convertisseur en ligne fonctionne par impression du navigateur : il convient pour un document courant, pas pour un PDF qui doit être certifié accessible.
Contrôler le PDF
Ouvrez le PDF et vérifiez d’abord l’essentiel à la main : le titre s’affiche dans la barre de la fenêtre, les signets reprennent les titres, le texte est sélectionnable. Ensuite, passez-le dans un vérificateur :
- Adobe Acrobat Pro (payant) propose un outil de vérification de l’accessibilité et permet de corriger l’ordre de lecture et les balises.
- PAC (PDF Accessibility Checker), gratuit sous Windows, contrôle la conformité PDF/UA et affiche l’arborescence des balises.
- Un test avec un lecteur d’écran (NVDA sous Windows, VoiceOver sur Mac) reste le moyen le plus concret de juger le résultat.
Corrigez de préférence dans le fichier Word, puis réexportez : les retouches faites directement dans le PDF sont perdues à la prochaine version du document.
Documents publics et RGAA
En France, les sites des administrations et des organismes soumis à l’obligation d’accessibilité sont évalués selon le RGAA. Son critère 13.3 porte sur les documents bureautiques en téléchargement : chaque document doit, si nécessaire, disposer d’une version accessible. Un PDF correctement balisé depuis Word répond à cette exigence ; à défaut, une version accessible (page HTML, document Word structuré) doit être proposée. La méthode et les critères officiels sont publiés sur accessibilite.numerique.gouv.fr.
Le cas typique à éviter : un document imprimé puis scanné. Le PDF obtenu ne contient qu’une image, sans texte ni structure, et n’est pas accessible.
Problèmes courants et solutions
Je ne trouve pas l’option « Balises de structure »
Elle n’existe que dans l’enregistrement en PDF de Word pour Windows (Enregistrer sous ou Exporter, bouton Options), pas dans la commande Imprimer. Si un PDF/A est également exigé, la case Conforme à la norme ISO 19005-1 (PDF/A) se trouve dans la même fenêtre : voir Créer un PDF/A depuis Word.
Le lecteur d’écran lit les éléments dans le désordre
La cause habituelle est un objet flottant (zone de texte, image avec habillage) ou un tableau de mise en page. Remettez ces éléments dans le flux du texte, ou remplacez le tableau de mise en page par des paragraphes et des colonnes.
Le PDF annonce le nom du fichier au lieu du titre
La propriété Titre est vide, ou l’option Propriétés du document n’était pas cochée à l’export. Si vous avez retiré des métadonnées pour des raisons de confidentialité, le guide Supprimer les informations personnelles explique comment garder le titre sans l’auteur.
Les en-têtes et pieds de page sont lus à chaque page
Word les exporte normalement comme éléments décoratifs (artefacts), ignorés par les lecteurs d’écran. S’ils sont lus, le contenu a probablement été placé dans une zone de texte du corps du document plutôt que dans l’en-tête réel.
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