Publipostage Word : créer un PDF par destinataire

Ce que Word fait (et ne fait pas)

Dans l’onglet Publipostage, Terminer et fusionner propose trois choix : Modifier des documents individuels, Imprimer les documents et Envoyer des messages électroniques. Le premier, malgré son nom, crée un seul nouveau document où chaque lettre occupe une section. L’enregistrer en PDF donne un unique PDF contenant toutes les lettres : pratique pour imprimer, inutile pour envoyer à chacun sa lettre.

On trouve souvent une macro qui découpe ce gros document section par section. Elle fonctionne tant que le document principal ne contient qu’une section ; dès qu’il en a plusieurs (page en paysage, en-têtes différents), le découpage devient faux. La macro ci-dessous procède autrement : elle lance une fusion par destinataire et exporte chaque résultat en PDF. C’est un peu plus lent, mais la mise en page est exactement celle de Word.

Méthode 1 : la macro VBA

Réglez les deux constantes en tête : le nom exact de la colonne qui servira à nommer les fichiers (tel qu’il apparaît dans Insérer un champ de fusion), et, si vous le souhaitez, un dossier de destination.

Option Explicit

' Crée un PDF par destinataire à partir du document principal de publipostage actif.
' Les PDF sont nommés "001_Dupont.pdf", "002_Martin.pdf", etc.
Sub PublipostageUnPDFParDestinataire()

    ' --- À adapter -------------------------------------------------------
    Const CHAMP_NOM As String = "Nom"   ' colonne de la source utilisée pour le nom du fichier
    Const DOSSIER_SORTIE As String = "" ' vide = dossier du document principal
    ' ---------------------------------------------------------------------

    Dim docPrincipal As Document
    Dim docFusion As Document
    Dim dossier As String
    Dim nomFichier As String
    Dim numero As Long
    Dim dernier As Long
    Dim compteur As Long

    Set docPrincipal = ActiveDocument

    ' Le document doit être un document principal relié à une liste de destinataires
    If docPrincipal.MailMerge.State <> wdMainAndDataSource Then
        MsgBox "Ouvrez le document principal de publipostage relié à sa liste de destinataires."
        Exit Sub
    End If

    ' Dossier de destination
    If DOSSIER_SORTIE = "" Then
        If docPrincipal.Path = "" Then
            MsgBox "Enregistrez d'abord le document principal."
            Exit Sub
        End If
        dossier = docPrincipal.Path & Application.PathSeparator
    Else
        dossier = DOSSIER_SORTIE
        If Right(dossier, 1) <> Application.PathSeparator Then dossier = dossier & Application.PathSeparator
    End If

    Application.ScreenUpdating = False

    With docPrincipal.MailMerge
        .Destination = wdSendToNewDocument
        .SuppressBlankLines = True

        ' Repère le dernier enregistrement (tient compte des destinataires décochés)
        .DataSource.ActiveRecord = wdLastRecord
        dernier = .DataSource.ActiveRecord
        .DataSource.ActiveRecord = wdFirstRecord

        Do
            numero = .DataSource.ActiveRecord

            ' Nom du fichier : numéro + contenu du champ, sans caractères interdits
            nomFichier = NettoyerNom(.DataSource.DataFields(CHAMP_NOM).Value)
            If nomFichier = "" Then nomFichier = "destinataire"
            nomFichier = Format(numero, "000") & "_" & nomFichier

            ' Fusion limitée à l'enregistrement courant
            .DataSource.FirstRecord = numero
            .DataSource.LastRecord = numero
            .Execute Pause:=False

            ' La fusion crée un nouveau document, qui devient le document actif
            Set docFusion = ActiveDocument
            docFusion.ExportAsFixedFormat _
                OutputFileName:=dossier & nomFichier & ".pdf", _
                ExportFormat:=wdExportFormatPDF, _
                OpenAfterExport:=False, _
                OptimizeFor:=wdExportOptimizeForPrint
            docFusion.Close SaveChanges:=wdDoNotSaveChanges
            compteur = compteur + 1

            ' Enregistrement suivant ; on s'arrête après le dernier
            If numero >= dernier Then Exit Do
            .DataSource.ActiveRecord = wdNextRecord
            If .DataSource.ActiveRecord = numero Then Exit Do ' sécurité : pas d'avancée
        Loop

        ' Rétablit la fusion sur tous les enregistrements
        .DataSource.FirstRecord = wdDefaultFirstRecord
        .DataSource.LastRecord = wdDefaultLastRecord
    End With

    Application.ScreenUpdating = True
    MsgBox compteur & " PDF créés dans " & dossier
End Sub

' Remplace les caractères interdits dans un nom de fichier Windows
Private Function NettoyerNom(ByVal texte As String) As String
    Dim c As Variant
    For Each c In Array("\", "/", ":", "*", "?", """", "<", ">", "|", vbCr, vbLf, vbTab)
        texte = Replace(texte, c, "_")
    Next c
    NettoyerNom = Trim(texte)
End Function

Le préfixe numérique (001, 002…) évite qu’un homonyme écrase le fichier précédent et garde les PDF dans l’ordre de la liste. Pour le supprimer, retirez la ligne nomFichier = Format(numero, "000") & "_" & nomFichier, en acceptant ce risque. Pour nommer d’après deux champs, remplacez la première ligne de calcul du nom par nomFichier = NettoyerNom(.DataSource.DataFields("Nom").Value & "_" & .DataSource.DataFields("Prénom").Value).

Installer et lancer la macro

1. Ouvrez le document principal du publipostage et vérifiez l’aperçu des résultats (Publipostage › Aperçu des résultats).
2. Appuyez sur Alt + F11 pour ouvrir l’éditeur Visual Basic.
3. Dans le volet de gauche, sélectionnez Normal (la macro sera disponible dans tous vos documents), puis Insertion › Module.
4. Collez le code, adaptez CHAMP_NOM, puis fermez l’éditeur.
5. Dans Word, Affichage › Macros › Afficher les macros, choisissez PublipostageUnPDFParDestinataire et cliquez sur Exécuter.

Comptez quelques secondes par destinataire. Testez d’abord sur une liste réduite (décochez les autres destinataires dans Modifier la liste de destinataires) : la macro respecte les destinataires décochés.

Méthode 2 : LibreOffice Writer

LibreOffice (gratuit, Windows, Mac, Linux) sait enregistrer chaque lettre dans un fichier séparé, au format PDF, nommé d’après un champ.

1. Ouvrez le document principal dans Writer. S’il vient de Word, reliez-le à votre liste (fichier Excel ou CSV) : enregistrez la liste comme source de données (Fichier › Assistants › Source de données des adresses), puis Édition › Échanger la base de données. Si les champs ne sont pas reconnus, réinsérez-les par Insertion › Champ › Plus de champs, onglet Base de données.
2. Lancez Fichier › Imprimer. LibreOffice demande s’il s’agit d’une lettre type : répondez Oui.
3. Dans la fenêtre Mailing, section Sortie, choisissez Fichier.
4. Cochez Enregistrer comme documents individuels et Générer le nom de fichier à partir de la base de données, puis choisissez le Champ (par exemple Nom).
5. Indiquez le Chemin du dossier de sortie et, dans Format de fichier, sélectionnez PDF.
6. Validez : un PDF est créé pour chaque enregistrement.

Comme pour toute conversion d’un .docx dans LibreOffice, vérifiez le premier PDF : une police absente ou un interligne différent peut décaler la mise en page. Voir Word en PDF avec LibreOffice.

Problèmes courants et solutions

Erreur d’exécution 5941 au lancement

Le nom du champ indiqué dans CHAMP_NOM ne correspond pas exactement à celui de la source (accents, espaces, majuscules). Recopiez-le depuis la liste Insérer un champ de fusion.

La macro ne se lance pas

Les macros sont désactivées. Vérifiez Fichier › Options › Centre de gestion de la confidentialité › Paramètres du Centre de gestion de la confidentialité › Paramètres des macros, ou placez le code dans le modèle Normal comme indiqué plus haut. Dans un environnement professionnel, la politique de sécurité peut interdire les macros : demandez au service informatique.

Word demande de confirmer la requête SQL à l’ouverture

C’est le comportement normal d’un document principal relié à une source de données : répondez Oui pour rétablir le lien, sinon la macro n’a pas de destinataires.

Les PDF doivent être envoyés par e-mail

Word n’envoie pas de pièces jointes personnalisées par publipostage. Une fois les PDF créés, voir Envoyer un Word en PDF par e-mail ; pour protéger chaque fichier, voir Protéger un PDF par mot de passe.